El laberinto de las facturas electrónicas a la administración en Álava

¿Cómo facturar a la administración pública? Esta es la pregunta del terror a la que seguro que te has enfrentado si eres autónomo o te encargas de las facturas en tu empresa. Y es que en Álava cada administración usa un programa distinto. Consecuencia: subir una simple factura se convierte en una gymkana de obstáculos:

Desde que Álava fuera pionera en implantar el Ticket Bai, atrás quedó el crear un documento sencillo y enviarlo como archivo adjunto. No hay escapatoria a este software de facturación adaptado. Ni al correspondiente certificado digital. Sin embargo, facturar a las administraciones públicas aún requiere unas cuantas vueltas más de tuerca:

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Muchas Administraciones y distintos programas

Según la institución destinataria de la factura, Fakturaraba, de por sí, no es válido. Y es necesario acceder a ef4ktur. O a otras plataformas como Face. Antes, eso sí, hay que darse de alta en la institución correspondiente.

Cada aplicación tiene su manual de aprendizaje y unos pasos 'sencillos y rápidos' para usarla

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Luego, unos pasos “sencillos y rápidos”: descargar archivos complementarios, la propia aplicación, configurarla, crear la factura electrónica, firmarla con certificado electrónico, generar fichero para remitirla, subirlo a un repositorio, validarlo, remitir la factura y descargar el justificante. Sencillito.

¿Y si te bloqueas en algún paso? Hay manuales y guías rápidas de funcionamiento. El tiempo necesario para sumergirte en ellas ya es otro asunto. Es lo que hace Eneko, joven administrativo de una 'startup' alavesa. A menudo trabaja con diferentes instituciones y gestionar los cobros con ellas es un vía crucis. "No tiene sentido que cada administración trabaje con un programa distinto", introduce.

"Es insoportable ponerse a aprender esto, genera hasta ansiedad"

Con Diputación alavesa, la factura se envía a través de ef4ktur, tras generarla con tu programa habitual. "Necesitas varios códigos, según el Departamento, que introduces en el sistema para poder firmar y enviar la factura a través de este software".

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En cambio, con el Ayuntamiento vitoriano, "uso Fakturaraba; luego genero la factura en ef4ktur para introducir los códigos del departamento correspondiente, pero no deja enviarla directamente porque el Ayuntamiento no trabaja con ef4ktur. Hay que descargar el archivo, cambiarle el formato a xml y mandarla a través de la sede electrónica municipal".

Y ahora se le ha juntado el programa Face, que ha introducido recientemente la UPV/EHU: "La institución que lo usa solo me ha pasado unos apuntes (un Pdf con 57 folios) de otra entidad, para que aprenda cómo funciona", explica.

Los sistemas de una Administración no sirven para tramitar facturas en otra

"Es insoportable ponerse a aprender esto, genera hasta ansiedad", confiesa. No le queda más remedio si quiere tramitar la factura. Y cobrarla, claro. Un mes de idas, venidas y vueltas le ha costado. "En Face no sirve ef4ktur. La plataforma no funciona por sí misma, está desactualizada desde 2018 y carece de servicio de atención", desvela.

Ni él ni su asesoría sabían cómo solucionar el entuerto. Tras muchas preguntas, descubrió la solución: pymefactura. "Face genera la factura a través de esta empresa asociada. Para el formato más básico, te sale gratis. Si quieres que la creen ellos mismos, ya te cobran", desgrana.

Un paso completado. Algo de alivio. Pero esa factura hay que reflejarla también vía Diputación. Y como el sistema de una no sirve en la otra, ¿qué hacer? "Creé 2 facturas idénticas, cada una con el formato de cada institución", confirma Eneko.

"Fakturaba sirve para empresas sin un volumen de facturación diaria grande"

"A menudo te tiras días para lograr que una factura llegue a su destino como lo demandan. Estoy convencido de que hay gente que deja algunas por hartazgo. Porque falta mucha ayuda para resolver dudas o errores, y las pymes o autónomos tenemos que buscarnos la vida", critica.

Considera que resultaría mucho más sencillo elaborar facturas en PdF, enviarlas por vía telemática y que la institución las gestionara.

Adaptarse a la nueva realidad

A todo ello se suma la obligación de tener todas las facturas listas al acabar el mes. Nada de apurar unos días del siguiente, como ocurría hasta ahora.

Es lo que le ocurre a Goizalde. Ella funciona como una Sociedad Limitada de una pyme alavesa. Por su nivel de facturación, variable cada mes, realiza las facturas "cada semana, cada tres días...". Una tarea más que no siempre fluye como debiera. "Facturar a ciertas entidades requiere bastante dedicación, cada una solicita la factura con un procedimiento diferente", confirma.

Las facturas hay que entregarlas antes de que acabe el mes

"Muchas vías diferentes que controlar" y que, a menudo, ralentizan el proceso de facturación. Procedimientos que, de por sí, "no son difíciles, pero hay que dedicarles tiempo y atención. Y no siempre es sencillo contactar con alguien que te pueda ayudar". Coincide con Eneko en que lo ideal sería unificar todos estos sistemas de facturación electrónica.

Fakturaraba: el "básico" con el que tirar

Fakturaraba no sirve para todos. Lo asegura Emilia Sánchez, gerente de Arabadendak, que también lo fue de la asociación vasca de autónomos. "Sirve para empresas que no tengan un volumen de facturación diario grande, pero si tienes muchos conceptos, genera muchos problemas para adaptar la factura", advierte.

Es un sistema "muy básico", insiste. Sin embargo, es al que más recurren autónomos y negocios "que, con la imposición del Ticket Bai, decidieron no invertir en un proveedor externo". Además, apunta que "nuestro sistema no es compatible en muchos casos con otros a nivel nacional".

Desde Arabadendak, resuelven las dudas con Ticket Bai y echan una mano con la herramienta informática. Conocedora de primera mano de esta realidad, Sánchez echa en falta una oficina para la atención a la facturación electrónica.

"Muchos comerciantes intentan llegar a la jubilación anticipada para evitar estos problemas"

"Surgen dudas a diario, que cada uno resuelve como puede. Solo hay un canal de comunicación vía correo electrónico, y es difícil explicar temas informáticos", razona. Incide en que "no existen seres humanos que te den explicaciones y ayuden" y reclama la vuelta de la atención personalizada.

Si no, solo se ahonda en la brecha digital. "La edad media de los comerciantes es de 53 años. Muchos intentan llegar a la jubilación anticipada para evitar estas trabas administrativas", advierte.

Pese a todo, deja claro que no rechaza la facturación electrónica, que reduce "el dinero en negro" y combate la morosidad y el fraude fiscal. Pero critica las "pocas ayudas y muchas exigencias".

Plataforma única y gratis

Por su parte, desde la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) tienen clara la raíz del problema. "Todas las herramientas de la Administración se licitan. Aceptan la oferta más por el precio que por la calidad. Cada una compra la suya y, a veces, no son operativas entre sí", aclara Celia Ferrero, su vicepresidenta.

Para cambiarlo, alude a la Ley Crea y Crece, aprobada en 2022 y que obliga a que todos los autónomos y empresas emitan sus facturas electrónicamente. Aunque aún hay aspectos por desarrollar.

Entre ellos, como recuerda Ferrero, la implantación de una plataforma pública gratuita de la Agencia Tributaria con todos los requisitos, autentificación y repositorio necesarios. Y, en principio, un formato de factura único.

"La Administración debe buscar herramientas sencillas y sistemas estandarizados"

"Eso obligará a muchas otras plataformas de las propias administraciones a avanzar hacia esos estándares y que, incluso, usen ese mismo servicio. Porque la Agencia Tributaria es la más digitalizada y no será tan complejo su uso", valora.

Eso sí, advierte de que para ello aún queda tiempo. "El reglamento, con las elecciones, está parado quizá hasta el año que viene. Luego hay un periodo de transición y adaptación para los autónomos y empresas. Puede que, para cuando entre todo en vigor, sea 2027", analiza.

Tiempo para que, por un lado, los autónomos "se sensibilicen y aprendan". Pero también para que la Administración "busque herramientas sencillas y sistemas estandarizados". Mientras llegue esa posible, que no segura, unificación, facturar a las diferentes administraciones públicas en Álava seguirá siendo un laberinto. Procesos complejos que restan tiempo a la actividad real de las empresas