Cómo sacar provecho a la gestión del contenido empresarial

| 29 agosto, 2017

Elegir una buena plataforma de Gestión de Contenido Empresarial aumenta la productividad de tu empresa

Gestionar un negocio y guiarlo al éxito no es nada sencillo. Los emprendedores y CEO de empresas lo saben muy bien, acostumbrados a hacer malabares y supervisar distintas áreas y roles para el correcto funcionamiento del negocio. Con la llegada de las nuevas herramientas digitales, llegaron también nuevas responsabilidades que no hay que olvidar.

Actualmente casi todas las funciones de una empresa están ligadas a la red. Por eso, y ante la abundante oferta de plataformas digitales, debes preocuparte por cuáles eliges para aportar a la empresa y no restar. De lo contrario, podrías dañar tu propio negocio sin ni siquiera advertirlo.

Uno de los servicios imprescindibles es conocido como Enterprise Content Management (ECM), o gestión del contenido empresarial. Los expertos de www.ser-solutions.es explican por qué resulta tan importante contar con este servicio y de qué manera puedes aprovecharlo.

  • ¿Qué es Enterprise Content Management?

Es un programa que se encarga de mantener el archivo electrónico de los documentos de tu empresa bajo control. Esto incluye los expedientes digitales, las colaboraciones y cualquier otro tipo de documentos. Mediante el ECM también podrás gestionar con mayor facilidad todo lo relacionado con esos documentos y, además, realizar tareas empresariales u otros procesos a través de la plataforma.

Los expertos de ser-solution.es destacan que en las empresas puede haber hasta un 80% de datos no estructurados, lo que resta productividad

Ser-Solution.es trabaja con Doxis4. Esta plataforma es una de las más utilizadas para realizar registros, gestión y procesamientos en empresas que cuentan con varias sedes, o cuyo equipo no trabaja en un mismo lugar.

El almacenamiento de la información te ahorrará tiempo al solicitar documentos de importancia y compartirlos con otros miembros de la plataforma. Este servicio te permite mantener en orden y seguros todos los documentos que son relevantes para la empresa. Este tipo de documentos suelen acumularse con el tiempo y puede resultar difícil acceder a ellos, a menos que se cuente con ECM.

  • ¿Cómo sacarle provecho?

Es necesario que antes de empezar a trabajar con el servicio, entiendas bien qué beneficios tiene para ti la implementación de esta plataforma. Las empresas nuevas suelen ignorar la importancia de una correcta utilización de la información. Cuando la necesitan, cuentan con más datos de los que pueden procesar.

Los expertos de ser-solution.es destacan que en las empresas puede haber hasta un 80% de datos no estructurados. Este hecho resulta contraproducente para el desempeño de cualquier negocio, sin importar el área en la que se desarrolla, pues reduce el rendimiento de los empleados y puede retrasar ciertos procedimientos que son de gran importancia.

ECM se encarga de almacenar esos datos y permite que la empresahaga un uso eficiente de ellos. De este modo se acelera la realización de procesos, y permite el acceso a la información de forma rápida, segura y sencilla. Puede incluso ahorrar hasta el 30% de tiempo de trabajo, aumentando así el rendimiento de los
trabajadores.

No hay razón para limitar la productividad de un equipo cuando se tiene acceso a distintos tipos de herramientas que permiten la automatización de los procedimientos. En este caso, ECM facilita la rentabilidad de la información y, además, mayor calidad y certeza en los datos a los que se tenga acceso a través de esta plataforma.

  • Funciones del ECM

Conocer las funciones específicas del servicio te permitirá sacar un mayor provecho de éste. Por lo tanto, es necesario que conozcas todas las prestaciones de Enterprise Content Management.

La gestión de documentos te permitirá:

  1. Procesar el papeleo.
  2. Trabajar en equipo y realizar anotaciones sobre versiones de archivo.
  3. Registrar expedientes de contrato, personales, de cliente… El procesamiento de recepción de correos electrónicos o fax se hace de forma automatizada.

Otras dos funciones clave son el archivado electrónico y la gestión de procesos de negocio. El uso de ECM se consolidará como una ventaja para tu empresa, por encima de la competencia, al permitir que tus trabajadores sean más productivos y cuenten con un rendimiento mucho más alto. Ahora que ya conoces todos sus beneficios, solo queda empezar a hacer uso de ellos.


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